Voedselveiligheid en traceerbaarheid: de rol van productdata

Traceerbaarheid regel je op partijniveau in ERP, MES en WMS; productdata in je PIM-systeem maakt die traceerbaarheid bruikbaar. Bij een incident moet je binnen uren weten welk artikel het betreft, onder welke GTIN's het in de keten zit, hoe het eruitziet en hoe de consument het herkent. De NVWA vraagt bedrijven onveilige levensmiddelen binnen 4 uur te melden. Wie dan nog productnamen, verpakkingsvarianten en foto's bij elkaar moet zoeken, verliest de tijd die nodig is voor de partijanalyse.

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Bij een concreet incident volg je de instructies van de NVWA en je eigen incidentprocedure.

Wat eisen artikel 18 en 19 van Verordening (EG) nr. 178/2002?

Verordening (EG) nr. 178/2002, de algemene levensmiddelenwetgeving, definieert traceerbaarheid in artikel 3 punt 15 als de mogelijkheid om een levensmiddel, diervoeder, voedselproducerend dier of stof door alle stadia van productie, verwerking en distributie te traceren en te volgen.

Artikel 18 werkt dat uit. Een exploitant moet kunnen aangeven wie hem een levensmiddel of grondstof heeft geleverd (lid 2) en aan welke bedrijven hij zelf heeft geleverd (lid 3). Die informatie moet op verzoek beschikbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. Lid 4 vraagt dat producten op de EU-markt adequaat geëtiketteerd of geïdentificeerd zijn om traceerbaarheid te ondersteunen. In de praktijk heet dit "één stap terug, één stap vooruit".

Artikel 19 regelt wat je doet als een product niet aan de voedselveiligheidseisen voldoet. Je start procedures om het uit de handel te nemen, informeert de bevoegde autoriteiten en de consument, en roept het zo nodig terug. Lid 3 vraagt de autoriteiten onverwijld te informeren als een product schadelijk kan zijn. Retail- en distributiebedrijven die etiket of verpakking niet veranderen, nemen het product ook uit de handel en geven de traceerinformatie door.

Voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong gaat Uitvoeringsverordening (EU) nr. 931/2011 verder. Artikel 3 vraagt per zending onder meer een nauwkeurige omschrijving, de hoeveelheid, verzender en ontvanger, een referentie voor partij, batch of zending en de verzenddatum. Die informatie werk je dagelijks bij. De verordening geldt sinds 1 juli 2012.

Welke data hoort in PIM en welke in ERP of WMS?

Een veelgemaakte fout is het PIM-systeem als traceersysteem te zien. Partijen, productiedata, ontvangsten en leveringen zijn transactiedata. Ze ontstaan per dag, per lijn en per vrachtwagen. Het PIM-systeem beheert de stamgegevens die bij elke partij gelijk zijn.

GS1 Application Identifiers verbinden beide werelden op het etiket. Op een logistiek label of een 2D-barcode staat de GTIN onder AI (01), het lot onder AI (10) met maximaal 20 tekens, de datum van minimale houdbaarheid (best before) onder AI (15) en de vervaldatum onder AI (17). De SSCC onder AI (00) identificeert de pallet. GS1 Nederland wijst erop dat een QR-code powered by GS1 ook batchnummer en houdbaarheidsdatum kan dragen, zodat retailers de verkoop van teruggeroepen producten kunnen blokkeren.

Welke productdata vraagt de NVWA bij een melding?

Het meldformulier van de NVWA vraagt bij productgegevens om naam product, merk, land van oorsprong, houdbaarheidsdatum, batch- of lotinformatie, type verpakking en volume verpakking, en daarnaast de bewaartemperatuur (diepvries, gekoeld of kamertemperatuur) en de productgroep. Verder vraagt de NVWA een massabalans met de partijgrootte en de hoeveelheden ontvangen, verzonden en op voorraad, het afzetgebied en een distributielijst. Die laatste mag je nasturen.

Een groot deel van het blok productgegevens staat al in je PIM-systeem. Bouw daarom een vaste export of rapportage per GTIN die precies deze velden levert: naam, merk, oorsprong, verpakkingstype, volume, bewaartemperatuur en productgroep. Combineer die met de partijgegevens uit ERP, en je formulier is binnen minuten ingevuld in plaats van na een rondgang langs afdelingen.

Hoe ondersteunt productdata een veiligheidswaarschuwing?

Moet je consumenten waarschuwen, dan stelt de NVWA eisen aan de inhoud. De titel volgt het patroon "Veiligheidswaarschuwing [product] van [naam bedrijf]", aangevuld met het allergeen als dat van toepassing is. Verder noemt de NVWA onder meer:

1. De letterlijke productnaam.
2. Bijvoorbeeld de EAN-code, het batchnummer en/of de verkoopperiode en houdbaarheidsdata.
3. Een duidelijke foto in jpg of png van minimaal 500 x 500 pixels.
4. De productcode, de naam en het logo van de producent.
5. Waar en wanneer het product verkocht is, wat er mis is en de mogelijke gevolgen.
6. Retourinformatie en contactgegevens.

Je publiceert de waarschuwing opvallend op de homepage van je eigen website en via je belangrijkste sociale media, eventueel aangevuld met mailing, folder of posters in de winkel. Je geeft haar ook door aan de NVWA. Productnaam, EAN, foto, productcode en logo komen allemaal uit PIM en DAM. Houd daarom een packshot per GTIN en per verpakkingsversie beschikbaar, ook voor artikelen die al uit het assortiment zijn. Een recall raakt vaak producten die al weken van het schap zijn.

Hoe ziet een recall eruit vanuit productdata?

Voorbeeld: een producent van gemengde notenrepen ontdekt dat een partij hazelnoten van een leverancier besmet is met salmonella. De kwaliteitsmanager zoekt in ERP op welke productieruns die partij gebruikten: drie lots van een reep van 35 g en één lot van een multipack van 5 stuks. Het PIM-systeem levert binnen een paar minuten de GTIN's van reep, multipack en omdozen, de exacte productnamen in het Nederlands en het Frans voor de Belgische afnemers, de bewaarcondities en packshots van beide verpakkingen. De melding gaat binnen het 4-uursvenster naar de NVWA; de distributielijst volgt uit WMS.

Daarna geeft het PIM-systeem de betrokken GTIN's een blokkadestatus. Via GS1 Data Source en de eigen webshop gaat de wijziging naar afnemers. Hoe dat kanaal werkt lees je in GS1 GDSN en GS1 Data Source. Raakt de oorzaak een allergeen, dan volgt ook een correctie van de etiketdata; zie allergenen en voedingswaarden beheren.

Wat moet je PIM-systeem kunnen voor voedselveiligheid?

Drie functies maken het verschil. Eerst een volledige audittrail: je wilt achteraf kunnen aantonen welke allergeenstatus, ingrediëntendeclaratie en foto op een bepaalde datum gepubliceerd waren. In de zorg is dat een harde eis; de aanpak in audittrail en wijzigingsbeheer is ook voor food bruikbaar.

Daarna versiebeheer per verpakkingsversie. Een recall gaat over het product zoals het in een bepaalde periode verkocht is, met het etiket van dat moment. Bewaar dus oude etiketversies en packshots met een geldigheidsperiode.

Tot slot een koppeling tussen GTIN en de identificatie in ERP. Medische hulpmiddelen werken met een vergelijkbare scheiding tussen een vaste productcode en productie-identificatie; zie UDI-codes beheren. Europese meldingen tussen lidstaten lopen via het Rapid Alert System for Food and Feed (RASFF), opgericht in 1979 en wettelijk verankerd in artikel 50 van Verordening (EG) nr. 178/2002.

Belangrijkste punten

• Artikel 18 van Verordening (EG) nr. 178/2002 vraagt één stap terug en één stap vooruit; die partijdata leven in ERP, MES en WMS.
• Het PIM-systeem levert de vaste productkant: GTIN per niveau, merk, verpakking, bewaartemperatuur, oorsprong en foto.
• De NVWA vraagt een melding binnen 4 uur; maak een kant-en-klare export van de productvelden uit het meldformulier.
• Bewaar oude etiketversies en packshots met geldigheidsperiode, want een recall gaat over het product zoals het toen verkocht werd.
• GS1 Application Identifiers koppelen GTIN, lot en datum op het etiket. Zie ook het overzicht food en beverage.