PIM voor cosmetica en personal care: INCI, CPNP en claims

Een PIM-systeem (Product Information Management) voor cosmetica en personal care beheert ingrediënten, recepturen, claims en etiketteksten als gekoppelde data. Daardoor genereer je de ingrediëntenlijst uit de receptuur, publiceer je alleen goedgekeurde claims en zie je bij elke wijziging welke etiketten, CPNP-notificaties en productpagina's je moet aanpassen. Het wettelijke kader is Verordening (EG) nr. 1223/2009, de Cosmeticaverordening, aangevuld met regels voor parfumallergenen, claims en ingrediëntnamen.

Deze overzichtspagina beschrijft welke productdata in de branche speciaal zijn, welke regels ze bepalen en hoe je het datamodel opzet. Daarna leiden drie verdiepende artikelen je door de onderwerpen ingrediënten, notificatie en claims. Het is algemene informatie en geen juridisch advies. Voor de basis over PIM zelf kun je terecht op pimsysteem.nl.

Wat maakt productdata in cosmetica anders?

In de meeste branches is productdata vooral commercieel: titels, beschrijvingen, beelden en specificaties. In cosmetica is een groot deel van de productdata wettelijk bepaald en direct afgeleid van de receptuur. De ingrediëntenlijst, de parfumallergenen, de nano-aanduiding en de waarschuwingen veranderen zodra de formule verandert. Een kleine aanpassing bij de grondstoffenleverancier kan dus een nieuw etiket, een CPNP-update en nieuwe content voor alle kanalen betekenen.

Drie kenmerken bepalen de inrichting:

• Receptuurafhankelijkheid. Veel etiketvelden zijn een berekening op de formule. Ze horen als gegenereerde velden in het PIM-systeem, met de receptuur als bron.
• Versies naast elkaar. Bij een nieuwe formule of nieuwe regels liggen oude en nieuwe verpakkingen tegelijk in de winkel. Je moet per productversie weten welke ingrediëntenlijst en welk etiket gelden.
• Claimgevoeligheid. Productteksten bevatten claims, en claims vragen om bewijs. Marketing en regulatory werken daarom in één workflow.

Dat lijkt op food, waar allergenen en voedingswaarden ook wettelijk bepaald zijn. Vergelijk het met PIM voor food en beverage om te zien welke aanpak je kunt hergebruiken.

Welke regels bepalen cosmetica-productdata?

De tabel hieronder zet de belangrijkste regels en hun gevolgen voor productdata op een rij. Alle referenties zijn op 17 oktober 2026 gecontroleerd op EUR-Lex, wetten.overheid.nl en de sites van de Europese Commissie en de NVWA.

De Cosmeticaverordening wordt regelmatig gewijzigd, vooral in de bijlagen met beperkte en verboden stoffen. Recente voorbeelden zijn Verordening (EU) 2026/78 van 12 januari 2026 over stoffen die als kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting zijn ingedeeld, en Verordening (EU) 2026/909 van 27 april 2026 over onder meer benzyl salicylate en citral. Volg de lijst met wijzigingen op de legislation-pagina van de Europese Commissie en leg in je PIM-systeem per ingrediënt vast onder welke bijlage het valt.

Hoe beheer je INCI-namen en parfumallergenen?

De ingrediëntenlijst volgt artikel 19, lid 1, onder g: de term "ingredients" vooraan, ingrediënten in aflopende volgorde van gewicht, onder 1% in willekeurige volgorde, nanomaterialen met "(nano)" en geurcomposities als "parfum" of "aroma". Je gebruikt de gemeenschappelijke benamingen uit de glossary, die rekening houdt met INCI-namen. CosIng, de database van de Europese Commissie, helpt je namen en CAS-nummers te vinden, maar heeft volgens de Commissie zelf geen juridische waarde.

Verordening (EU) 2023/1545 voegt parfumallergenen toe die je apart vermeldt boven 0,001% in leave-on en 0,01% in rinse-off producten. Producten die niet voldoen, mochten tot 31 juli 2026 in de handel worden gebracht en mogen tot 31 juli 2028 worden aangeboden. Om dit uit te rekenen heb je de samenstelling van de parfum nodig. Hoe je ingrediëntentabel, receptuur en allergenenberekening opzet, lees je in INCI-ingrediëntenlijsten beheren in PIM.

Wat moet je regelen voor CPNP en het productinformatiedossier?

Elk cosmetisch product heeft een verantwoordelijke persoon in de EU: de fabrikant, een aangewezen vertegenwoordiger, de importeur of een distributeur die onder eigen merk verkoopt. Die persoon houdt een productinformatiedossier bij met onder meer het productveiligheidsrapport en het bewijs voor claims, en notificeert het product vóór het in de handel brengen in het CPNP. Volgens de Europese Commissie is dat portaal gratis en vervangt het nationale notificaties binnen de EU.

Het PIM-systeem levert de productkant van die gegevens: namen per taal, categorie, landen, ingrediënten, etiketbestanden en een versiegeschiedenis. Een wijziging in een genotificeerd gegeven vraagt om een onverwijlde update in het portaal. In CPNP-notificatie en het productinformatiedossier vind je de volledige lijst velden en een workflow voor vrijgave.

Hoe ga je om met claims en etikettering online?

Claims gelden in elk medium. Artikel 1 van Verordening (EU) nr. 655/2013 noemt teksten, namen, merken, beelden en andere tekens, ongeacht het type marketinginstrument. Je productpagina, je marktplaatsfeed en je advertentie vallen er dus net zo goed onder als de verpakking. De zes criteria zijn wettelijke conformiteit, waarheidsgetrouwheid, onderbouwing, eerlijkheid, billijkheid en geïnformeerde besluitvorming.

Voor de Nederlandse markt bepaalt artikel 3, lid 2, van het Warenwetbesluit cosmetische producten 2011 dat inhoud, houdbaarheid, voorzorgen en functie in ieder geval in het Nederlands staan. De NVWA-checklist vraagt bij een houdbaarheid van meer dan 30 maanden de periode na openen met het open-potjesymbool. Hoe je een claimbibliotheek inricht en de taaleisen naar velden vertaalt, staat in claims en etikettering van cosmetica online. Voor de koppeling met bol, Amazon en andere platforms is marktplaatsintegratie een goed vervolg.

Hoe richt je het datamodel en de workflow in?

Een werkbaar datamodel voor cosmetica heeft vier lagen:

1. Ingrediënten als stamdata, met gemeenschappelijke benaming, CAS- of EG-nummer en bijlagereferentie.
2. Recepturen per productversie, met concentraties en de samenstelling van de parfum. Toegang beperk je tot regulatory.
3. Productversies met gegenereerde velden: ingrediëntenlijst, allergenen, waarschuwingen, CPNP-referentie en etiketbestand.
4. Commerciële content per kanaal en taal: titels, beschrijvingen, beelden en geselecteerde claims uit de bibliotheek.

Voorbeeld: een personal-careproducent uit Gelderland levert douchegels en deodorants aan drogisterijketens in Nederland en België en verkoopt ook via de eigen webshop. Een grondstoffenleverancier past een parfum aan. In het PIM-systeem ziet regulatory direct welke twaalf producten die parfum gebruiken, welke ingrediëntenlijsten door nieuwe allergenenwaarden wijzigen en welke CPNP-notificaties een update nodig hebben. De claims "frisse geur" en "48 uur bescherming" blijven gekoppeld aan hun bewijs en gaan terug naar beoordeling. Het aantal producten is fictief.

Retailers vragen productdata vaak aan via datapools of eigen portals. Hoe dat in food werkt met GS1 GDSN, lees je bij GS1 GDSN en GS1 Data Source. Hoe cosmetica zich verhoudt tot andere branches qua regels en datavelden, zie je bij branches vergelijken.

Welke PIM-leveranciers richten zich op cosmetica?

Een aantal leveranciers noemt beauty of cosmetica expliciet als doelgroep. Dit is een selectie op basis van geverifieerde leveranciersprofielen, geen rangorde of aanbeveling:

• Equadis is een Zwitsers SaaS-platform met PIM, syndicatie en een eigen GS1-gecertificeerde GDSN-datapool, gericht op consumentenmerken waaronder cosmetica en consumer health.
• Salsify combineert PIM, syndicatie naar retailers en marktplaatsen en een GS1 GDSN-datapool, met beauty als een van de branches.
• Quable is een Frans SaaS-PIM met ingebouwde DAM voor middelgrote merken in onder meer fashion en beauty.

Toets bij elke leverancier hoe hij recepturen, berekende velden, claimworkflows en versies per verpakking ondersteunt. Gebruik daarvoor scenario's uit je eigen assortiment, zoals de parfumwijziging uit het voorbeeld.

Belangrijkste punten

• Cosmetica-productdata is grotendeels afgeleid van de receptuur; beheer ingrediëntenlijst en allergenen als gegenereerde velden.
• Verordening (EG) nr. 1223/2009 bepaalt verantwoordelijke persoon, productinformatiedossier, CPNP-notificatie en etiket.
• Parfumallergenen onder Verordening (EU) 2023/1545: nieuwe producten volgen de regels al, oude voorraad mag tot 31 juli 2028 worden aangeboden.
• Claims vallen in elk medium onder Verordening (EU) nr. 655/2013; koppel elke claim aan bewijs.
• In Nederland staan delen van het etiket verplicht in het Nederlands en houdt de NVWA toezicht.