Technische documentatie beheren: DoP, CE-markering, handleidingen en certificaten

Technische documentatie voor bouwproducten beheer je in je PIM als gestructureerde objecten met type, taal, versie en geldigheid, gekoppeld aan het producttype en via overerving aan elk handelsartikel. Een map met pdf's naast het ERP houdt geen stand zodra je DoP en DoPC naast elkaar moet beheren, tien jaar terug moet kunnen aantonen wat gold en per afnemer de juiste bijlagecode moet meesturen. De nieuwe Bouwproductenverordening maakt dit zwaarder: ze vraagt milieukenmerken, kondigt een digitaal productpaspoort aan en gaat uit van elektronische informatie als standaard.

Dit artikel bespreekt wat de wet vraagt, hoe je dat in je datamodel vangt en hoe je het in de keten levert. Het is algemene informatie en geen juridisch advies; toets je eigen verplichtingen bij een deskundige of aangemelde instantie.

Wat vraagt Verordening (EU) nr. 305/2011 nu van je documentatie?

Voor de meeste productfamilies geldt in oktober 2026 nog de oude Bouwproductenverordening. Die legt de basis voor elk documentbeheer in de bouw:

1. Artikel 6: de prestatieverklaring (Declaration of Performance, DoP) bevat onder meer de referentie van het producttype, het systeem voor beoordeling en verificatie en de toegepaste geharmoniseerde specificatie, volgens het model in bijlage III.
2. Artikel 7 lid 1: bij elk product dat op de markt wordt aangeboden hoort een kopie van de prestatieverklaring, op papier of elektronisch.
3. Artikel 7 lid 3: je mag de prestatieverklaring op een website plaatsen, onder voorwaarden van de Commissie, en moet haar dan beschikbaar houden gedurende de bewaartermijn.
4. Artikel 7 lid 4: de verklaring moet beschikbaar zijn in de taal of talen die de lidstaat van verkoop voorschrijft.
5. Artikel 9: de CE-markering staat zichtbaar, leesbaar en onuitwisbaar op het product, of anders op een label, de verpakking of de begeleidende documenten.
6. Artikel 11 lid 2: de fabrikant bewaart technische documentatie en prestatieverklaring tien jaar na het in de handel brengen.
7. Artikel 11 lid 6: het product gaat vergezeld van instructies en veiligheidsinformatie in de taal die de lidstaat bepaalt.

Voor je PIM vertaalt dit zich in drie eisen. De prestatieverklaring hoort bij het producttype, de taal is een verplicht kenmerk van elk document, en versies mag je nooit overschrijven.

Wat verandert onder Verordening (EU) 2024/3110?

Verordening (EU) 2024/3110 trad op 7 januari 2025 in werking en is sinds 8 januari 2026 grotendeels van toepassing. De Europese Commissie beschrijft een overgang per productfamilie: zolang een product onder een norm valt die onder de oude verordening is geciteerd, gelden in principe de oude regels. Na citering van een nieuwe prestatiegeharmoniseerde norm volgt de familie de nieuwe verordening, en wordt de oude citering na een overgangsperiode van minstens een jaar ingetrokken. Overweging 110 noemt twaalf maanden na inwerkingtreding van de geharmoniseerde technische specificatie als moment waarop de verplichtingen gaan gelden.

Over het einde van de oude regels bestaat een kleine onduidelijkheid. De Commissie spreekt op haar CPR-pagina over intrekking van de oude verordening in 2039; de Ierse overheid noemt 8 januari 2040 als einddatum voor de artikelen die blijven gelden. Voor je planning maakt dat weinig uit: de overstap van jouw families volgt de citering van nieuwe normen, en die komt veel eerder.

Hoe modelleer je documenten in je PIM?

Behandel elk document als object met eigen kenmerken, gekoppeld op het juiste niveau. Een prestatieverklaring hangt aan het producttype, een veiligheidsinformatieblad aan het product, een afbeelding misschien aan een handelsartikel. Elk documentobject krijgt minimaal:

• documenttype met de code die je afnemers verwachten;
• taal, verplicht per document;
• versie, ingangsdatum en einddatum;
• het regime waaronder het is opgesteld (305/2011 of 2024/3110);
• de status in je goedkeuringsworkflow.

Genereer de prestatieverklaring bij voorkeur uit attributen in plaats van een geüploade pdf als bron te gebruiken. Leg de kenmerken en gedeclareerde prestaties als gestructureerde velden vast en laat het PIM het document vullen. Dan zijn de waarden in je webshop, je 2BA-export en de verklaring per definitie gelijk. De juridische verantwoordelijkheid blijft bij de fabrikant, dus zet een goedkeuringsstap voor publicatie.

Voorbeeld: een fabrikant van minerale isolatieplaten heeft één producttype met tientallen handelsartikelen in verschillende diktes en pakgroottes. De prestatieverklaring met warmtegeleidingscoëfficiënt en brandklasse hangt aan het producttype en erft door naar alle handelsartikelen. Als de norm voor die productfamilie onder de nieuwe verordening wordt geciteerd, maakt het PIM een nieuwe DoPC-versie met milieukenmerken aan, terwijl de oude DoP met einddatum bewaard blijft voor de tienjaarstermijn.

Hoe lever je documenten in de keten aan?

De installatieketen werkt met vaste bijlagecodes. In de BMEcat 2005 ETIM-route bij 2BA staat MD03 voor een veiligheidsinformatieblad (verplicht als het van toepassing is), MD05 voor een REACH-document dat als webadres wordt meegegeven en MD06 voor een energielabel als JPG. In ETIM xChange 2.0 gebruikt 2BA attachmenttypes zoals ATX015 voor een afbeelding en een aparte code voor een milieuproductverklaring. Is het attachmenttype een certificaat, dan maakt 2BA waar mogelijk een certificaatrecord aan.

2BA downloadt bijlagen standaard en maakt per bestand een MD5-hash om dubbele bestanden te herkennen. Het veld AttachmentLanguage legt de taal van een bijlage vast. Dat sluit aan op de taaleis uit de verordening: lever je een Franstalige veiligheidsinformatie aan voor Belgische afnemers, dan moet die taal in je PIM al als kenmerk bestaan. Meer over de exportformaten lees je in ETIM-classificatie implementeren.

Hoe bereid je je voor op het digitaal productpaspoort?

Volgens de Europese Commissie bevat het digitaal productpaspoort voor bouwproducten de DoPC, algemene productinformatie en veiligheidsinstructies, gekoppeld aan een gegevensdrager op het product. De verplichting geldt 18 maanden na inwerkingtreding van de gedelegeerde handeling voor jouw productfamilie. Overweging 91 van Verordening (EU) 2024/3110 koppelt het systeem zoveel mogelijk aan het paspoort uit de ecodesignverordening, Verordening (EU) 2024/1781.

Wie documenten nu al uit gestructureerde attributen opbouwt, heeft het grootste deel van het paspoort klaar. Ontbrekend zijn dan vooral een stabiele unieke identificatie, een API voor publieke en afgeschermde gegevens en een gegevensdrager. Vergelijkbare paspoortverplichtingen in andere branches beschrijven we bij de nieuwe speelgoedverordening en bij WEEE, batterijen en CE voor elektronica. Voor machinebouwers die ook bouwproducten leveren, staat de Machineverordening in compliancedocumentatie beheren. De algemene achtergrond over het paspoort vind je op digital product passport.

Welke controles richt je in?

Documentbeheer faalt meestal op stille veroudering. Richt daarom actieve controles in:

De algemene opzet van regels en dashboards staat in datakwaliteit meten en verbeteren. Hoe documentatie aansluit op BIM-objecten, lees je in BIM-data en productinformatie, en het overzicht van de sector staat op PIM voor bouw en installatie.

Belangrijkste punten

• Beheer documenten als objecten met type, taal, versie en geldigheid, gekoppeld aan producttype, product of handelsartikel.
• Onder Verordening (EU) nr. 305/2011 bewaar je prestatieverklaring en technische documentatie tien jaar; overschrijf versies dus nooit.
• Verordening (EU) 2024/3110 geldt sinds 8 januari 2026; de overstap naar de DoPC met milieukenmerken volgt per productfamilie.
• Genereer verklaringen uit gestructureerde attributen, zodat webshop, 2BA-export en verklaring dezelfde waarden tonen.
• Het digitaal productpaspoort volgt 18 maanden na de gedelegeerde handeling voor jouw productfamilie.