Kort antwoord
Een seizoensworkflow in een fashion-PIM verloopt in zes fasen: aanmaken vanuit PLM of ERP, sample en fotografie, verrijking, vertaling, controle en publicatie per kanaal. Elke fase heeft een eigenaar, een status en een volledigheidsregel. Carry-overs behouden stylenummer en GTIN. Na het seizoen volgt een levenscyclusfase, sinds de ESPR ook relevant voor het verbod op vernietiging van onverkochte kleding.
Een goede seizoensworkflow in een fashion-PIM laat teams parallel werken in plaats van na elkaar. Je maakt de collectie aan zodra PLM of ERP modellen, kleuren en maten vastlegt, laat copy en vertaling starten vóór de samples binnen zijn, en publiceert per kanaal zodra dat kanaal compleet is. Elke fase heeft één eigenaar, een status en een meetbare volledigheidsregel. Na het seizoen volgt een levenscyclusfase, die sinds het ESPR-vernietigingsverbod een eigen plek verdient.
Hoe je workflows in PIM in het algemeen inricht, staat op workflows in PIM. Dit artikel gaat over de fashionkalender.
Hoe ziet de fashionkalender eruit?
Een collectie loopt van ontwerp naar winkel in een vaste volgorde: ontwerp en ontwikkeling in PLM (Product Lifecycle Management), salesmeeting en orders, productie, samples naar de fotostudio, levering aan het magazijn en lancering. Voor productdata zijn twee momenten bepalend: wanneer de modellen definitief zijn (start van de PIM-workflow) en wanneer de voorraad binnen is (uiterste datum voor livegang).
Seizoenen hebben een code, zoals SS27 voor spring/summer en FW27 voor fall/winter 2027. Veel merken werken daarnaast met drops of capsules tussendoor. Leg de seizoenscode vast als attribuut op modelniveau, met een waardelijst. Een model kan in meer seizoenen voorkomen; een carry-over krijgt dan een tweede seizoenscode.
Welke fasen doorloopt een collectie in het PIM-systeem?
Deze zes fasen zijn een werkbaar uitgangspunt. Elke fase heeft een eigenaar en een regel die bepaalt wanneer het artikel doorgaat.
| Fase | Eigenaar | Wat er gebeurt | Doorgaan als |
|---|---|---|---|
| 1. Aanmaken | Productdata / PLM-koppeling | Import van modellen, colourways, maatreeksen, GTIN's, samenstelling, herkomst | Elke actieve SKU heeft een geldige GTIN en maatwaarde |
| 2. Sample en foto | Fotostudio | Sample ingecheckt, packshots en modelbeelden per colourway | Minimale beeldset per colourway aanwezig |
| 3. Verrijken | Copy en merchandising | Titel, beschrijving, pasvorm, filterkleur, categorie | Verplichte content-attributen gevuld |
| 4. Vertalen | Vertaalteam of bureau | Teksten per taal, controle van vaste termen | Alle talen per doelmarkt gevuld |
| 5. Controleren | Productdata / compliance | Samenstelling, wasvoorschrift, GPSR-velden, maattabel | Validatieregels zonder fouten |
| 6. Publiceren | E-commerce | Livegang per kanaal en land | Volledigheid per kanaal 100% |
Fasen 3 en 4 hoeven niet op fase 2 te wachten. De beschrijving van een chino hangt af van het model en de stof; dat staat al in de techpack. Alleen beeldgerelateerde content, zoals de modelinformatie bij de foto's, wacht op de shoot.
Fase 5 is in fashion zwaarder dan het lijkt. Verordening (EU) nr. 1007/2011 vraagt de vezelsamenstelling online vóór de aankoop, met vezelnamen uit bijlage I en percentages in afnemende volgorde, per deel bij meerdelige producten. Een validatieregel die controleert dat de percentages samen 100 zijn, vangt veel invoerfouten op. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Waar zit de vertraging meestal?
De fotostudio is in de meeste fashionorganisaties het langste pad. Samples komen in golven binnen, een deel komt laat, en de shoot is per colourway. Drie maatregelen helpen:
- Samplestatus in het PIM-systeem. Leg per colourway vast of het sample binnen is, gefotografeerd of nog onderweg. Dan ziet merchandising direct welke artikelen op beeld wachten.
- Shotlist uit het PIM-systeem. Genereer de shotlist per dag uit de colourways met status 'sample binnen', inclusief de vereiste beeldtypes per kanaal. Bij Zalando zijn dat minimaal drie beelden voor kleding, accessoires en schoenen.
- Automatische koppeling van beelden. Laat de studio bestanden aanleveren met stylenummer en kleurcode in de bestandsnaam, zodat het PIM-systeem of de DAM ze zonder handwerk aan de juiste colourway hangt.
Voorbeeld: een Nederlands dameslabel met twee hoofdcollecties en vier drops per jaar liet copy pas starten na de fotoshoot. Na de omslag startten copy en vertaling direct na de PLM-import, op basis van techpack en stofkaart. De fotostudio werd het enige pad dat nog op samples wachtte, en de eerste colourways van een drop konden online terwijl de laatste nog in de studio lagen.
De beeldkant werk je verder uit in visuele assets in fashion.
Hoe publiceer je per kanaal en per land?
Publiceer per kanaal zodra dat kanaal compleet is. De eigen webshop kan vaak live met minder beelden en één taal, terwijl een marktplaats meer beelden of extra attributen vraagt. Een volledigheidsscore per kanaal en per taal stuurt dat automatisch.
Let bij de lanceringsdatum op voorraad. Een artikel dat compleet is maar nog niet in het magazijn ligt, zet je klaar met een geplande livegang per kanaal. Bij marktplaatsen kost verwerking bovendien tijd: de bol Product Content API verwerkt aanleveringen asynchroon, dus plan de upload ruim vóór de gewenste livegang. Hoe je marktplaatsfeeds inricht, lees je in marktplaatsintegratie.
Hoe behandel je carry-overs en nieuwe colourways?
Een carry-over is een model dat een volgend seizoen terugkomt, vaak in bestaande en nieuwe kleuren. Drie regels voorkomen problemen:
- Behoud het stylenummer en de GTIN's van bestaande kleur-maatcombinaties. GS1 Nederland schrijft één code per kleur en maat voor; een ongewijzigd artikel houdt zijn code.
- Voeg de nieuwe seizoenscode toe en laat de oude staan, zodat rapportages per seizoen kloppen.
- Maak alleen nieuwe colourways nieuw aan en laat ze de volledige workflow doorlopen. Bestaande colourways slaan fasen 1 tot en met 4 over, tenzij er iets aan het artikel verandert.
Hoe je de matrix zelf opbouwt, staat in de maat-kleurmatrix beheren.
Wat gebeurt er na het seizoen?
Na het seizoen gaan artikelen naar uitverkoop, outlet, een volgend seizoen of uit de collectie. Sinds 19 juli 2026 mogen grote ondernemingen onverkochte kleding, kledingaccessoires en schoenen niet meer vernietigen, op grond van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Middelgrote ondernemingen volgen in 2030; kleine en micro-ondernemingen zijn vrijgesteld. De Commissie noemt als alternatieven verkoop met korting of via andere markten, donatie en voorbereiding op hergebruik. Uitzonderingen vragen bewijs, en de administratie bewaar je vijf jaar. Ook dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Voor je PIM betekent dit een levenscyclusstatus per artikel: actief, outlet, gedoneerd, hergebruikt of afgedankt met reden. Die status voedt ook de jaarlijkse openbaarmaking van afgedankte producten, waarvoor de Commissie bestaande douane- en logistieke codes wil gebruiken. Voedingsmerken en speelgoedbedrijven kennen vergelijkbare seizoenspieken; zie seizoens- en variantbeheer in food en seizoenspieken in speelgoed. Het bredere fashionbeeld staat op het overzicht PIM voor fashion.
Belangrijkste punten
- Start de PIM-workflow zodra PLM of ERP modellen, kleuren en maten vastlegt, en laat copy en vertaling parallel aan de fotostudio lopen.
- Geef elke fase een eigenaar, een status en een volledigheidsregel, en publiceer per kanaal zodra dat kanaal compleet is.
- Stuur de fotostudio met samplestatus, een shotlist uit het PIM-systeem en bestandsnamen met stylenummer en kleurcode.
- Laat carry-overs hun stylenummer en GTIN's behouden en voeg alleen een nieuwe seizoenscode toe.
- Voeg een levenscyclusfase na het seizoen toe: het ESPR-vernietigingsverbod geldt sinds 19 juli 2026 voor grote ondernemingen.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet een collectie in het PIM-systeem staan?
Zo vroeg mogelijk, het liefst zodra de ontwerpfase in PLM of ERP de modellen, kleuren en maten vastlegt. Dan kunnen copy, vertaling en kanaalvoorbereiding beginnen voordat de samples binnen zijn. Alleen beelden en gecontroleerde maten wachten op het fysieke sample. Een collectie die pas na de fotoshoot in het PIM-systeem komt, verliest weken.
Hoe ga je om met carry-overs in een nieuw seizoen?
Een carry-over is een model dat in een volgend seizoen terugkomt. Behoud het stylenummer en de GTIN's van bestaande kleur-maatcombinaties, voeg de nieuwe seizoenscode toe en markeer alleen nieuwe colourways als nieuw. Zo blijven reviews, voorraadhistorie en marktplaatslistings gekoppeld. Nieuwe GTIN's voor een ongewijzigd artikel leiden tot dubbele listings.
Moet je wachten tot alle kanalen compleet zijn voor je publiceert?
Nee. Publiceer per kanaal zodra het artikel voor dat kanaal compleet is. De eigen webshop kan live met twee beelden en Nederlandse tekst, terwijl Zalando drie beelden vraagt en een Franstalige markt een vertaling. Een volledigheidsscore per kanaal en per taal maakt die keuze automatisch.
Wat verandert het ESPR-vernietigingsverbod aan de workflow?
Sinds 19 juli 2026 mogen grote ondernemingen onverkochte kleding, accessoires en schoenen niet meer vernietigen; middelgrote volgen in 2030. Daardoor wordt de fase na het seizoen een vast onderdeel van je workflow. Leg per artikel vast of het naar outlet, donatie of hergebruik gaat, en bewaar bewijs voor uitzonderingen. Dat levert ook de gegevens voor de jaarlijkse openbaarmaking.